I några år har SEFs styrelse använt en "helpdesk-applikation" där styrelseärendena ligger samlade på en (hemlig) hemsida.
Istället för att styrelsen jobbar med protokoll som eventuellt skrivs vid varje möte, och sällan innehåller tillräckligt med info för att man ska förstå vad som pågår, så har styrelsen använt ett IT-verktyg som ger överskådlighet. I det kan man följa varje ärende som ett skeende, istället för detaljer om ärenden som nedslag i tiden.
Det nuvarande systemet har dock en del brister och begränsningar som vi tror kan avhjälpas med ett projekthanteringssystem som tillåter bättre hantering av dokument och detaljer i ärendena, samt har möjlighet för ett medlemsregister.
I flera år har styrelsen till viss del kört "i blindo", där bara enstaka ledamöter har haft tillgång till information om vilka medlemmarna är och kontaktuppgifter för att ringa eller e-posta dem. Detta har bidragit till tröghet i arbetet som vi nu tänker ska upphöra.
Jobbet med att ställa in förvalslistor och bygga en struktur som passar styrelsens arbetssätt pågår. Så fort detta är klart kan övriga styrelsen informeras och överföring av alla pågående ärenden göras.
Detta nya ärendesystem tillåter också att utomstående kan få tillgång till viss begränsad information eftersom det går att styra vem som ser vad. En adjungerad ledamot kommer t ex bara att kunna se det eller de ärenden som personen är adjungerad för. Klubbmedlemmar som driver ett projekt kan släppas in för att bara se och uppdatera det ärende de ansvarar för etc.